Cómo controlar los bonos de sesiones de tus clientes.

1. Registra lo que se ha contratado.

Define el bono que recibe el cliente: sesiones incluidas, fecha de inicio y vencimiento cuando corresponda. Comprueba también cómo se relaciona ese bono con su pago, porque tener sesiones disponibles y haber cobrado son dos estados distintos.

Utiliza una denominación que entienda todo el equipo. Si cambian las condiciones entre clientes, evita suponer que dos bonos con el mismo nombre funcionan igual sin revisar su información.

2. Distingue sesiones contratadas, usadas y restantes.

Como comprobación básica, un bono de 12 sesiones con 5 utilizadas deja 7 disponibles, siempre que no existan ajustes o reglas adicionales. Si el resultado no coincide, revisa el historial antes de modificar el saldo.

Una sesión futura reservada tampoco debe confundirse automáticamente con una ya realizada. Consulta cómo refleja la aplicación cada estado y qué regla utiliza tu centro para descontar sesiones.

• Contratadas: el total incorporado al bono.
• Utilizadas: las sesiones que figuran como consumidas según la configuración.
• Restantes: el saldo disponible después del uso y los ajustes registrados.

3. Revisa el historial cuando hay una diferencia.

Empieza por las últimas sesiones: comprueba cuáles se realizaron, cuáles se cancelaron y qué cambios se hicieron. Después revisa renovaciones o ajustes que puedan explicar el saldo.

En parejas y grupos, comprueba la información de cada participante. No des por hecho que compartir horario implica utilizar el mismo bono. La gestión de clientes y bonos permite consultar la ficha y el contexto de cada persona.

4. Anticipa la renovación con información actualizada.

Consulta qué clientes se acercan al final de su bono y qué sesiones tienen previstas. La idea es mantener una conversación clara sobre su próxima renovación, con el saldo y el historial disponibles.

Si tu centro utiliza vencimientos, comprueba la fecha junto al saldo. Tener sesiones restantes y tener un bono vigente son conceptos diferentes: evita responder solo con el número de sesiones si hace falta revisar también el periodo.

5. Ofrece una referencia común al cliente.

Explica qué puede consultar en su portal y qué dudas debe revisar contigo. Si el saldo que ve el cliente no coincide con lo que interpreta el equipo, revisa la información antes de confirmar una cifra.

El portal del cliente puede reunir sesiones restantes e información de su actividad según lo que habilite el centro. La utilidad está en que ambos consulten la misma referencia, no en trasladar al cliente la tarea de calcular el bono.

• Comprueba el bono activo antes de renovar.
• Revisa los estados de las últimas sesiones.
• Separa el saldo de sesiones del estado de cobro.
• Confirma la fecha de vencimiento si el bono la utiliza.

Preguntas sobre este tema.