La documentación del cliente, junto a su ficha.

Reúne cada documento con la persona correcta.

Asociar la documentación a una ficha facilita localizarla junto a los datos y la actividad del cliente. Antes de incorporar archivos, utiliza nombres que indiquen qué contiene cada documento y comprueba a quién corresponde.

Una estructura sencilla permite que otro profesional encuentre el material sin tener que preguntarte dónde lo guardaste. Evita nombres que solo tengan sentido para la persona que creó el archivo.

Organiza los cuestionarios de tu operativa.

Los cuestionarios y documentos deben responder a una necesidad concreta del centro. Determina en qué momento los utilizas: al incorporar a un cliente, al revisar su información o al realizar un seguimiento.

Mantén un criterio común para el equipo. La aplicación ayuda a reunir la información; decidir qué preguntas hacer y quién debe revisarlas sigue formando parte de tu organización.

Consulta las opciones de firma disponibles.

Cuando un documento requiere firma, utiliza las opciones habilitadas en la aplicación y revisa su estado dentro de la ficha. Comprueba que el documento corresponde a la versión que quieres compartir.

Mantener el estado de la documentación junto a la ficha facilita revisar qué queda por gestionar antes de la siguiente sesión. Acuerda con tu equipo cuándo se incorpora un documento y quién comprueba que el proceso está completo.

Habilita lo que necesite consultar el cliente.

El portal del cliente permite consultar información y documentación según las opciones que habilite el centro. Revisa qué material debe estar disponible y qué perfil se encarga de gestionarlo.

Al configurar el acceso del equipo, comprueba quién necesita consultar o actualizar cada documento. La documentación tendrá más utilidad si se mantiene organizada desde el alta y se revisa cuando cambia la relación con el cliente.

Preguntas sobre este tema.